各潜在投标人

安阳市方正招标采购服务有限责任公司受安阳市检察院委托，就安阳市检察机关库存档案数字化加工及扫描项目进行公开招标采购，依照“河南省财政厅关于进一步规范政府采购操作执行行为有关问题的通知”豫财办购[2007]20号文件相关规定，现将招标项目要求网上公示，请各潜在供应商对公示的内容是否有倾向性、歧视性、排他性等内容提出意见或建议。

公示期限2015年12月2日---2015年12月4日

所有意见或建议应于2015年12月4日下午17:30(北京时间)前以书面形式向安阳市方正招标采购服务有限责任公司提出 (加盖单位公章且法人签字)，逾期不予受理。

地址：安阳市方正招标采购服务有限责任公司

联系人：白杨

电话：0372-2283981、2283983

安阳市方正招标采购服务有限责任公司

二〇一五年十二月二日

招标项目要求：

按照省院《关于在全省各级检察机关开展档案数字化工作的通知》要求，为确保全市检察机关库存档案在数字化加工过程中数据存储挂接安全，应用高效便捷，根据《河南省检察机关纸质档案数字化实施细则（试行）》制定安阳市检察机关档案数字化加工标准如下：

一、档案扫描范围

全市检察机关8个单位建院以来库存纸质档案和照片档案的数字化扫描。

二、纸质档案数字化的基本环节

    包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

1、过程管理

配合检察机关建立完善纸质档案数字化加工各环节的安全保密管理机制，有完整、规范的监控记录和档案交接记录。

2、档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

 2.1目录数据准备

按照文书档案卷级的案卷级项目、卷内文件目录、备考表格式，文书档案件级的归档文件目录格式，诉讼档案的案卷级项目、卷内目录、备考表格式，照片档案的目录格式、照片备注项目，规范档案目录内容，并对错误或不规范的目录数据进行修改或重新录入。

2.2拆除装订

在不去除装订物情况下影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

2.3区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。扫描文件区分的原则是：无关和重复的文件，以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种稿本、参考资料等。

2.4页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

2.5档案整理登记

应制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表，登记表由档案部门和扫描加工负责人清点后签字，档案交接登记表应长期保存。

2.6装订 扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，案卷不掉页、左边和底边整齐，做到安全、准确、无遗漏。

三、档案扫描 

1、扫描方式

1.1根据档案幅面的大小选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件，需分别扫描。

1.2纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。对于形成时间较久、纸张脆弱的档案，或者用缝纫线装订的文件，应采用单张扫描的方式数字化加工。

1.3普通文件、档案可采用黑白或灰度模式扫描，照片档案应采用彩色扫描。

1.4扫描分辨率应选择≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

1.5扫描登记 应认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

2、图像处理

2.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

2.2发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

2.3发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

3.纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于3度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

4.去污

去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。

5.图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

6.图像存储

6.1存储格式

6.1.1扫描的每份文件，应单独采用多页TIFF格式存储。存储时的压缩模式的选择，应以保证画面质量无损的前提下，尽量减小存储容量为准则，建议选择LZW压缩模式。

6.1.2用于导入网络版档案管理软件需要提供网络查询的扫描图像，应将TIF文件转化为PDF格式。

6.2图像文件的命名

6.2.1命名原则

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现网络版档案管理软件、档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

6.2.2图像文件命名格式

6.2.2.1命名格式（一）

文书档案立卷改革之前是以“卷”为管理单位，此类纸质档案进行扫描时，其图像文件命名格式由年度、保管期限、室编卷号、卷内文件号等组成，各字段间用“-”连接，即以xxxx-x-xxxx-xxx.tif表示,其它以“卷”为管理单位的档案，同样采取此格式命名，如：诉讼档案、技术档案等，数据结构见下表： 

字段名称 字段类型 字段长度 字段值 年度 字符 4   保管期限 字符 1 1、2、3 室编卷号 数值 4   卷内文件号 数值 3  

6.2.2.2命名格式（二）

文书档案立卷改革后是以“件”为管理单位，此类纸质档案进行扫描时，其图像文件命名由年度、保管期限、室编件号等组成，各字段间用“-”连接，即以xxxx-x-xxxx.tif表示，其它以“件”为管理单位的档案，同样采取此格式命名，数据结构见下表： 

字段名称 字段类型 字段长度 字段值 年度 字符 4   保管期限 字符 1 1、2、3 室编件号 字符 4   

年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”表示2002年保管期限用一位阿拉伯数字标识。其中，“1”表示永久，“2”表示短期，“3”表示长期。 档案室编卷号是归档案卷的流水号，用四位阿拉伯数字标识 卷内文件号是案卷内所包含文件的顺序号，如“035 ”表示第35个文件。

以“件”为单位保管的档案，室编件号是归档文件的流水号，用四位阿拉伯数字标识，如“0034”表示第34个文件。

6.2.2.3命名格式（三）

生成PDF格式的文件，命名格式是在上以两种命名格式的基础上，将该TIF文件生成同名PDF文件。 如：按“卷”管理的是xxxx-x-xxxx-xxx.pdf     

按“件”管理的是xxxx-x-xxxx.pdf 

备注：上述文件命名格式是通用方法，如果有单位档案编号情况不一样，需及时和软件公司联系并沟通，以便做好将来的扫描文件批量挂接工作。

四、目录建库

1、数据格式选择

档案目录可以选择用Excel输入，表格首行的的项目名称应和网络版档案管理软件各个门类档案中的项目名称保持一致。

2、目录数据质量检查

核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

五、数据挂接

1、汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过离线方式加载到检察机关数据服务器，并同步生成电子书。

2、交接登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

六、数据验收 

1、目录数据验收

以各门类档案的一个或多个目录为单元，随机抽查5%的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。其中，档号的合格率要求达到100%，其他项目抽检合格率要求达到95%以上（含95%）。合格率＝抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

2、图像数据验收

以各门类档案的一个或多个目录为单位，随机抽查5%的条目数据相对应的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要100%；扫描图像完整性要求100%正确，完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽检合格率达到95%以上（含95%）。合格率＝抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

七、数据备份

1、备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

2、备份方式

为保证数据安全，协助检察机关采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。

2.1在线备份

目录和扫描档案一般都应采用大容量等载体实行在线存储备份，保证档案的利用与安全。（移动硬盘由扫描方足额提供）

2.2离线备份

凡用作长久保存的数字化扫描档案，应采用离线方式进行刻盘备份。备份载体可选用DVD光盘，目录应与其相应的扫描档案保存在同一光盘上。

3、数据检验

备份数据应进行检验，检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

4、备份标签

 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 13.5备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表。

八、扫描数量

九、服务要求

在数字化成果应用管理中提供售后服务承诺，最低不少于2年。